Uno de los errores más comunes que cometen los nuevos consultores es subcotizar. Y si no lo haces bien, seguirás pagando de más en cada proyecto. ¿Le suena alguna de estas situaciones? Te das cuenta de que has subestimado mucho el tiempo que te llevarían ciertas tareas. Así que, en general, estás empleando muchos más días de consultoría en el proyecto de los que estimaste en tu presupuesto.
Te encuentras con que tienes que llevar a cabo algunas tareas que no habías previsto cuando preparabas tu propuesta, por lo que no estaban contempladas en tu plan de proyecto ni en tus costes. No es de extrañar que uno de los errores más comunes que cometen los nuevos consultores sea infravalorar, señala Asesoría Juan Bautista.
Es sin duda una curva de aprendizaje: estás pasando de ser un empleado en el que tu salario se pagaba a intervalos regulares como un reloj; la cantidad que se pagaba no se basaba en las tareas específicas realizadas en ese período de pago; simplemente hacías el trabajo y recibías tu salario según lo acordado.
Pero como consultor, todo esto cambia porque ahora estás operando lo que comúnmente se conoce como un negocio de «tiempo por dinero». Tienes que ser capaz de planificar lo que pretendes hacer para tu cliente en el plazo del proyecto, identificar exactamente lo que vas a entregar y cuándo, y lo que es aún más difícil, calcular el tiempo que te llevará todo esto para poder calcular el coste.
Como consultor, hay una serie de cosas por las que no puedes cobrar a tus clientes [por ejemplo, la preparación de propuestas, el marketing o la gestión de tu empresa]. Pero para todo lo demás, cada día que trabajes en un proyecto de consultoría debe ser un día pagado. Y la única forma de asegurarse de ello es adquirir la destreza de ofrecer un presupuesto exacto.
Y mi consejo número uno para evitar la subcotización es crear un plan de proyecto básico para cada proyecto de consultoría. Porque se trata de determinar, con la mayor precisión posible, lo que se va a hacer al emprender el proyecto y cómo se pretende llevarlo a cabo. Y eso es exactamente lo que se consigue con un plan de proyecto. Puede parecer obvio, pero créeme, muchos nuevos consultores no lo hacen. Hace poco, una nueva consultora me pidió ayuda para revisar su primera propuesta de consultoría y cuando le pregunté cómo había calculado los plazos de los distintos aspectos del proyecto, me dijo: «Simplemente lo he adivinado». Así que, en lugar de cometer este error, que casi con toda seguridad le hará perder dinero, siga mis pasos a continuación para preparar un plan de proyecto básico para su propuesta de consultoría que le ayude a identificar el tiempo y los costes.
Paso 1: Divida el proyecto en fases
Según mi experiencia, casi todos los proyectos de consultoría pueden dividirse en cuatro o cinco fases clave. Las que suelo utilizar son las siguientes
- planificación/preparación
- recopilación de información
- análisis
- redacción del informe
Paso 2: Identificar las principales tareas de consultoría de cada fase
Ahora tiene que identificar cada una de las principales tareas que tendrá que realizar en cada fase del proyecto.
Paso 3: Trazar cada una de las tareas principales con más detalle para averiguar todos los pasos del proceso que serán necesarios
Identificar las tareas principales es importante, pero no te ayudará a calcular el tiempo que vas a necesitar. Para ello hay que profundizar en lo que yo llamo los pasos del proceso, que son básicamente los pasos que te llevarán de A a B y a C.
Paso 4: Estimar un plazo realista para cada paso del proceso
Como los pasos del proceso son más detallados, ahora es posible calcular con cierta precisión el tiempo que te llevará completar cada uno de esos pasos.
Paso 5: Suma los pasos del proceso para estimar el tiempo de cada tarea principal y añádelo a la propuesta
Ahora puedes sumar fácilmente el tiempo que has asignado a cada paso del proceso para llegar a una estimación precisa del tiempo que te llevará realizar la tarea principal.